Antworten auf die häufigsten Fragen rund um Dokumentenscan, OCR, Großformat-Digitalisierung und Archivierung. Sie finden Ihre Frage nicht? Wir freuen uns auf Ihre Nachricht über das Kontaktformular oder per Telefon: +49 6188 914 35 50.
Wie lange dauert das Scannen von 1.000 Akten?
Bei einem typischen B2B-Auftrag mit Akten im DIN-A4-Format und durchschnittlicher Heftung kalkulieren wir 1–2 Werktage pro 1.000 Seiten. Bei umfangreichen Archiven von 100.000+ Seiten arbeiten wir in mehreren Schichten und liefern Teilergebnisse während der Projektlaufzeit. Sie erhalten vorab eine konkrete Zeit- und Kostenschätzung, sobald wir das Volumen, die Aktenstruktur und Ihre Qualitätsanforderungen kennen.
Was kostet das Scannen pro Seite?
Die Preise sind volumen- und qualitätsabhängig. Faktoren sind unter anderem Seitenformat (A4 vs. A0), Farbe oder Schwarz/Weiß, Auflösung in DPI, Aufwand für Aktenvorbereitung (Entklammern), gewünschte OCR-Texterkennung und das Zielformat. Für eine verbindliche Kalkulation senden wir Ihnen nach einer kostenlosen Bedarfsanalyse ein individuelles Angebot.
Wie sicher sind meine Dokumente während des Scan-Prozesses?
Wir arbeiten nach ISO 9001 (Qualitätsmanagement) und richten unsere Sicherheitsprozesse an ISO 27001 sowie den BSI-Empfehlungen aus. Akten werden in verplombten Transportbehältern abgeholt, an gesicherten Standorten verarbeitet und nach Wunsch nach DIN 66399 (Sicherheitsstufe P-4 oder höher) datenschutzkonform vernichtet. Bei sensiblen Projekten (M&A-Datenraum, Insolvenzverfahren, Gesundheitsdaten) bieten wir alternativ unseren Vor-Ort-Service an, sodass Ihre Unterlagen Ihr Haus nicht verlassen.
Welche Dateiformate erhalte ich?
Standardmäßig liefern wir durchsuchbare PDF/A-Dokumente (langzeitarchivtauglich nach ISO 19005). Auf Wunsch erhalten Sie zusätzlich oder alternativ JPEG, TIFF (auch mehrseitig), PNG oder PDF mit eingebetteter OCR-Textebene. Für medizinische Bilddaten liefern wir DICOM mit bis zu 600 DPI in 16-Bit-Graustufen.
Ist die OCR-Qualität auch bei alten oder handschriftlichen Dokumenten gut?
Bei gedruckten Texten ab den 1970er Jahren erreichen wir Erkennungsraten von typischerweise 98–99,8 %, abhängig von Druckqualität und Papierzustand. Bei älteren Dokumenten (Frakturschrift, vergilbtes Papier) liegt die OCR-Genauigkeit niedriger; wir bieten in diesen Fällen optional eine manuelle Nachkorrektur durch geschulte Mitarbeiter an. Reine Handschrift kann nicht zuverlässig automatisch erkannt werden; hier ergibt eine Volltext-OCR keine sinnvolle Suche, wir liefern aber gescannte Bilddateien mit indexierbaren Metadaten.
Erfolgt die Aktenvernichtung GoBD-konform und nach DIN 66399?
Ja. Nach Abschluss der Digitalisierung und schriftlicher Freigabe durch Sie vernichten wir die Originalakten auf Wunsch nach DIN 66399 mit Schutzklasse 2 oder 3 (Sicherheitsstufe P-4 oder P-5). Sie erhalten ein Vernichtungsprotokoll, das den Anforderungen der GoBD und der DSGVO entspricht und bei Betriebsprüfungen vorgelegt werden kann.
Können Sie A0-Pläne in Farbe scannen?
Ja. Für Großformate bis DIN A0 setzen wir hochauflösende Scanner ein, die Farbe und Schwarz/Weiß bei bis zu 600 DPI verarbeiten. Wir digitalisieren Architekturpläne, technische Zeichnungen, Lagepläne und Karten. Auf Wunsch reinigen wir die Scans optisch (Streifenentfernung, Hintergrundnormalisierung) und benennen die Dateien nach Ihren Konventionen.
Was bedeutet 24-Stunden-Vor-Ort-Service genau?
Bei eiligen Projekten – etwa M&A-Datenräumen oder kurzfristigen Insolvenzverfahren – sind wir innerhalb von 24 Stunden nach Vertragsabschluss mit unserem mobilen Scan-Equipment bei Ihnen vor Ort. Wir arbeiten direkt in Ihren Räumlichkeiten, sodass die Originalakten Ihr Haus nicht verlassen. Diese Lösung kombiniert maximale Geschwindigkeit mit höchster Datensicherheit.
Können Sie auch deutschlandweit oder in Europa vor Ort tätig werden?
Ja. Wir arbeiten deutschlandweit und nehmen auch Aufträge im EU-Ausland an. Für Projekte außerhalb der Rhein-Main-Region planen wir Reisekosten und ggf. Unterkunft transparent in das Angebot ein.
Wie liefern Sie die digitalen Daten?
Nach Absprache erhalten Sie Ihre Daten verschlüsselt per SFTP, über ein DSGVO-konformes Cloud-Drive, auf physischen Datenträgern (externe SSD, USB-Stick, DVD) oder direkt eingespielt in Ihr Dokumenten-Management-System (z. B. DocuWare, ELO, Nextcloud). Die Datenübergabe wird protokolliert.